Unternehmen Online: 7 (wichtige) Gründe für eine Buchhaltung in der Cloud

Wie wird die Buchhaltung in Ihrem Unternehmen erstellt? Bauen Sie auf eine traditionelle Papierbelegbuchhaltung, oder setzen Sie bereits auf elektronische Prozesse? Hier lernen Sie 7 (wichtige) Gründe kennen, warum eine Buchhaltung auf Basis von Unternehmen Online, der Cloud-Lösung von DATEV, einer Papierbelegbuchhaltung überlegen ist.

Einführungsvideo zu Unternehmen Online von DATEV
 

1. Unternehmen Online macht Ihre Belege verfügbar – zu jeder Zeit

Sie kennen vielleicht die Situation: Sie wollen etwas mit einem Ihrer Lieferanten besprechen, wofür Sie seine letzte Rechnung benötigen. Es handelt sich dabei um eine Papierrechnung und diese befindet sich gerade bei Ihrem Steuerberater, der aus Ihren Papierbelegen eine Buchhaltung erstellt.

Bei einer cloud-basierten Lösung wie Unternehmen Online bleiben alle Belege im Original bei Ihnen im Unternehmen. Sie haben also jederzeit Zugriff auf alle Ihre Papierbelege.

Was aber noch viel besser ist: Sie haben darüber hinaus auch zu jedem Zeitpunkt elektronischen Zugriff auf alle Ihre Belege. Das hat für Sie den Vorteil, dass Sie Dank einer in Unternehmen Online integrierten und gut funktionierenden Texterkennung (OCR) die Möglichkeit haben, alle Ihre Belege nach bestimmten Kriterien zu filtern und zu durchsuchen. Das geht in den meisten Fällen viel schneller als das Heraussuchen eines Papierbelegs aus Ordnern.

2. Unternehmen Online ist ein System für Ihren kompletten kaufmännischen Prozess

Vom Belegeingang, über die Bearbeitung und Bezahlung bis hin zur Berücksichtigung in den betriebswirtschaftlichen Auswertungen: Der gesamte Prozess Ihrer Buchhaltung wird in Unternehmen Online abgebildet.

Das System unterstützt Sie bei der Digitalisierung Ihrer Belege, hilft Ihnen ein ordnungsgemäßes Kassenbuch zu führen, lässt Sie sicher Ihre Banküberweisungen tätigen und stellt Ihnen Ihre vom Steuerberater erstellten Buchhaltungsauswertungen elektronisch zur Verfügung.

Auf Wunsch können Sie mit Hilfe von Unternehmen Online sogar Ihre Angebote und Ausgangsrechnungen erstellen. Und wenn dann mal einer Ihrer Kunden nicht rechtzeitig bezahlt, dann können Sie sich mit Hilfe von Unternehmen Online auch Zahlungserinnerungen erstellen lassen.

3. Unternehmen Online macht Ihre Belege revisionssicher

Haben Sie auch immer mehr Lieferanten und Dienstleister, die Ihnen statt einer Papierrechnung eine elektronische Rechnung zusenden oder sogar eine gesonderte Gebühr verlangen, wenn Sie nach einer Papierrechnung fragen?

DATEV Unternehmen Online - Startseite Belege - Steuerberater Wilhelm Wiesbaden

DATEV Unternehmen Online – Startseite Belege (Anklicken zum Vergrößern)

Wussten Sie, dass Sie für steuerliche Zwecke Ihre Belege in dem Format aufbewahren müssen, in dem sie bei Ihnen eingehen bzw. in dem sie ursprünglich erstellt wurden? Es wäre also unzulässig, dass Sie eine elektronische Rechnung ausdrucken und nur noch den ausgedruckten Beleg aufbewahren. Weiterhin müssen Sie gewährleisten, dass die Belege nach ihrem Eingang nicht mehr verändert werden können bzw. dass die Veränderungen für die Finanzverwaltung nachvollziehbar sind.

Unternehmen Online ermöglicht Ihnen eine einfache und praxiserprobte Möglichkeit Ihre elektronischen Belege revisionssicher in der DATEV-Cloud aufzubewahren. So sind Sie im Falle einer Betriebsprüfung immer auf der sicheren Seite.

4. Unternehmen Online macht Ihre Daten sicher

Bekommen Sie von Ihrem Steuerberater Ihre monatlichen Auswertungen in Papier oder als E-Mail zugesendet? Wenn Sie die Papierauswertung z.B. an Ihre Hausbank weitergeben wollen, scannen Sie die Unterlagen dann ein und senden Sie sie dann per E-Mail weiter?

In Unternehmen Online können Ihnen von Ihrem Steuerberater alle für Sie wichtigen Informationen und Dokumente (z.B. Ihre monatliche BWA, d.h. Betriebswirtschaftliche Auswertung, oder Ihre Lohnabrechnungen) elektronisch direkt auf der Online-Plattform zur Verfügung gestellt werden. Kein Papier, keine langwierigen Postwege und keine unsicheren E-Mails mehr!

5. Unternehmen Online schafft Effizienzen

Sie kennen vielleicht die Situation: Sie führen in Papier – oder noch schlimmer: in Excel – ein Kassenbuch und Ihr Steuerberater gibt die Daten dann einen Monat später in sein Buchhaltungsprogramm ein.

Mit Unternehmen Online wird das Kassenbuch direkt in der Cloud geführt, so dass Doppelarbeiten wie eine zweifache Erfassung der Daten wegfallen. Bei der Datenerfassung werden die Kassenbelege eingescannt. Die automatische OCR-Software erkennt viele Beleginformationen wie z.B. Rechnungsdatum, Rechnungsnummer und Rechnungsbetrag schon automatisch. Diese werden selbständig in die Erfassungszeile für den Kassenbeleg übernommen. Dieser Prozess geht viel schneller als das händische Führen eines Kassenbuchs.

Ein weiterer Vorteil des online geführten Kassenbuchs: Während der Erfassung der Kassenbelege prüft Unternehmen online laufend, ob z.B. Bei der Eingabe ein Kassenminus entsteht. Die Software trägt somit dazu bei, dass das Kassenbuch auch tatsächlich den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht.

6. Unternehmen Online schafft Freiheit

Sie haben Ihr Unternehmen in Hamburg, Leipzig oder München und möchten mit einem Steuerberater in Wiesbaden zusammenarbeiten? Mit Unternehmen Online hat räumliche Distanz keine praktisch Bedeutung mehr. Denn dadurch, dass alle Dokumente und Informationen digital ausgetauscht werden, ist es egal, in welcher Stadt Sie oder Ihr Steuerberater physisch seinen Sitz hat. Sie haben die Freiheit der Wahl!

7. Papierloses Büro durch Ersetzendes Scannen

Ist Ihr mittel- oder langfristiges Ziel das papierlose Büro, d.h. Sie wollen in absehbarer Zeit gar keine Papierbelege mehr in Ihrem Unternehmen einsetzen oder vorhalten?

Dann gehen Sie mit Unternehmen Online einen entscheidenen Schritt in die richtige Richtung. Denn mit Hilfe von Unternehmen Online und einer entsprechenden Verfahrensdokumentation schaffen Sie die Grundlage für das sogenannte „Ersetzende Scannen“. Ersetzendes Scannen versetzt Ihr Unternehmen in die Lage, dass Ihre Papierbelege zukünftig nicht mehr in Papier aufbewahrt werden müssen. Dadurch sparen Sie in Ihrem Unternehmen zeitlichen und räumlichen Aufwand.

Sie wollen wissen, was wir neben einer Buchhaltung in der Cloud noch für Sie tun können? Dann finden Sie hier unsere Leistungsübersicht. Haben Sie Fragen zu Unternehmen Online oder zu einem anderen Thema? Dann schreiben Sie uns oder rufen Sie uns an. Wir freuen uns auf Ihren Kommentar oder Ihre Nachricht.

2 Kommentare zu “Unternehmen Online: 7 (wichtige) Gründe für eine Buchhaltung in der Cloud

  1. Frank

    Hallo und danke für den coolen Artikel.
    Buchführung ist schon eine ziemlich langweilige Sache.
    Mein Freund lässt das immer für sich erledigen, da er selber keine Lust drauf hat.
    VG Frank

    Antworten
    1. Matthias Wilhelm

      Hallo Frank,

      vielen Dank für Ihren Beitrag. Buchhaltung ist oft eine richtig spannende Angelegenheit, da sie ganz viele betriebswirtschaftliche Ansätze für Unternehmen bietet. Von daher freuen wir uns, dass wir unsere Mandanten in diesem Bereich unterstützen können.

      Ihr
      Steuerberater Wilhelm

      Antworten

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